Télétravail et présentiel : préparer ses équipes en prévision d’un grand bouleversement potentiel
La pandémie de Covid19 a redistribué les cartes quant aux modes de fonctionnement des entreprises en cas d’incident majeur. Dès lors pour de nombreux secteurs d’activités, il s’agissait de concevoir un cadre de productivité permettant de mieux répartir les équipes entre télétravail et présentiel, en tous lieux et toutes circonstances.
Les entreprises ont compris que pour faire durer leurs activités, elles devaient reconsidérer les intérêts liés à une productivité établie entre travail à distance et présentiel, et équiper leurs effectifs des outils de collaboration et de communication adéquats.
Beaucoup d’organisations ont ainsi introduit de la flexibilité dans leur processus de travail. Avec notamment de nouvelles manières de penser la réalisation des tâches et la mise à disposition d’outils collaboratifs permettant cette réalisation à distance.
On a pu observer une tendance à la généralisation du télétravail dans les entreprises avec comme enjeu de savoir fonctionner sur un mode alternatif, sans gros efforts d’adaptation le jour où un nouvel incident majeur frapperait l’activité des entreprises.
Néanmoins, peut-on considérer que ce nouveau mode de fonctionnement et les outils permettant d’y répondre soient à ce jour complètement intégrés dans toutes les entreprises ? Rien n’est moins sûr.
Offrir une organisation du travail plus flexible qui concilie les intérêts professionnels avec les intérêts de vie personnelle
La covid 19 aura été aussi pour les entreprises l’occasion d’offrir, bien que de manière forcée certes, un nouveau cadre de travail et de nouveaux modes de collaboration aux équipes.
Dans de nombreux cas, la répartition des équipes entre télétravail et présentiel a pu s’avérer bénéfiques pour les salariés, qui découvraient ainsi un autre schéma possible à leur productivité :
- Un nouvel agenda
- Une nouvelle organisation dans l’exécution des tâches quotidiennes
- Des phases de production en immersion nécessitant d’être isolé, désormais possibles
- Des phases de réunion au périmètre bien délimité et déclenchées sur des sujets précis
- Un gain de temps dans les déplacements hebdomadaires domicile-travail, etc.
L’effet aura également été positif pour certaines entreprises. La nature des relations entre équipes ayant dû évoluer par obligation, l’organisation du travail a elle aussi évoluée. Et cette flexibilité nouvelle pour les travailleurs dans leur organisation hebdomadaire, ne peut être considérée comme marginale dans la productivité globale des entreprises.
Des cas d’entreprises montrent que les secteurs de l’e-commerce (Cdiscount, Amazon), de l’informatique (Zoom), de la livraison à domicile, de la grande distribution (Carrefour), du bricolage (MR. Bricolage) ou des biens d’équipement pour la maison (Ixina) ont tiré parti de ces changements profonds.
Ancrer dans les usages les outils collaboratifs et de connectivité, pérenniser les investissements consentis.
La nécessité d’équiper les effectifs de nouveaux outils collaboratifs et de connectivité répondait à des besoins nécessaires pour relever l’enjeu entre télétravail et présentiel. Ces outils ont introduit de nouveaux usages et ont eu un impact sur la productivité des équipes (bien-être, atteinte d’objectifs, meilleure gestion du temps / distance de transport entre le logement et l’entreprise, etc.).
Le Covid aura été le pas avant forcé (certainement pour un bien général), vers de nouveaux modes et processus de travail amenant avec eux des technologies numériques innovantes, plus opérationnelles encore et plus abouties que leurs prédécesseurs.
Sans investissements et déblocages de fonds (privés et publics) ces avancées n’auraient certainement pas vu le jour aussi vite. Cette opportunité de faire croitre son entreprise grâce à une nouvelle organisation du travail et aux outils numériques, doit aussi pouvoir s’inscrire dans le temps. Cela afin de pérenniser des coûts d’investissements initiaux conséquents et accompagner plus loin encore un passage forcé vers une organisation du travail moins conventionnelle.
(Excellente étude de l’OCDE sur les effets positifs potentiels du télétravail sur la productivité à retrouver à cette adresse).
Outre les besoins évoqués jusqu’ici liés aux outils de collaboration à distance, d’autres raisons liées à des problématiques de crises énergétiques, à la nécessité de réduire des coûts de déplacements ou en faveur d’une démarche plus éco-responsable, peuvent exister par ailleurs.
Les indispensables du travail à distance et de la connectivité
Voici diverses solutions et technologies pouvant répondre aux nouveaux enjeux soulevés par l’équilibre entre télétravail et présentiel.
Outils de visio-conférence, de stockage et de partage de données
Entre Teams et Zoom pour la visio-conférence (et la téléphonie IP), Microsoft Office 365 et Google Workplace pour les traditionnels outils de bureautique, Slack et Trello pour le partage de flux de travail ou encore les services de stockage en ligne collaboratifs tels que DropBox, Microsoft OneDrive ou Google Drive, les solutions majeures et leurs attributs sont aujourd’hui largement connues.
Pour plus d’informations, vous pouvez consulter nos articles dédiés aux outils collaboratifs et aux solutions collaboratives.
Connexion VPN, un outil indispensable pour le télétravail
Un VPN (Virtual Private Network ou réseau virtuel privé) permet d’assurer un cryptage total des informations transitant entre un client (ordinateur, smartphone, etc.) et un réseau (internet, réseau distant, etc).
Les données empruntent un chemin (un tunnel) dédié et ne peuvent ainsi être identifiées ou dérobées. Il s’agit donc d’une solution permettant d’assurer la sécurité des données entre deux points, particulièrement utiles lorsque des membres d’une organisation répartis sur différentes zones géographiques doivent collaborer. Il protège également une identité en ligne en masquant l’adresse IP et permet d’utiliser des points d’accès Wi-Fi publics en toute sécurité. Le VPN site à site, principalement utilisés par les entreprises, rend ainsi le travail à distance plus sûr et plus facile, car les utilisateurs peuvent accéder aux données et aux ressources de l’entreprise où qu’ils soient, en toute sécurité.
Très Haut Débit : la qualité des liens réseaux
Pour basculer d’une utilisation de services informatiques centralisée au siège de l’entreprise vers une utilisation à distance, il est nécessaire que les équipements réseaux et liens télécom de l’entreprise soient dimensionnés en conséquence. Supporter la charge et offrir aux utilisateurs une expérience sur un logiciel métier aussi fluide que s’ils étaient connectés directement au réseau interne de l’entreprise, est une condition incontournable.
Dans d’autres cas et pour palier à ce manque, des organisations ont fait le choix de déporter vers les Cloud leurs solutions métiers. Cependant pour bénéficier des avantages sans courir le moindre risque, il est nécessaire de s’interconnecter aux différents Clouds via un lien MPLS privé pour un niveau de sécurité élevé et l’accès à la haute performance. Les liens MPLS (MultiProtocol Label Switching) utilisent donc une technologie conçue pour améliorer la vitesse et l’efficacité du transfert des données au sein de réseaux étendus.
Le MPLS accélère et simplifie les connexions d’un datacenter (dans lequel seraient hébergées des applications métiers) à l’ensemble du réseau et des utilisateurs. Cette connectivité est donc un élément essentiel dans une stratégie de développement de la collaboration à distance pour une organisation puisqu’elle permet d’obtenir des performances stables au niveau des applications notamment.
Peering
Dans cette quête d’équilibre entre télétravail et présentiel, induite aussi par des considérations de coût et de performance, les entreprises ont dû repenser leur stratégie de connectivité. L’adoption du Cloud s’est par exemple accélérée pour pouvoir rester flexible et résiliant face à la montée en charge liée aux besoins du télétravail.
Mais à ce besoin existe également la solution du Peering, pourtant encore sous-exploitée mais permettant de résoudre les problèmes de connexion et améliorer la qualité de connexion. Le Peering s’adresse aux professionnels et consiste en un échange de données entre deux réseaux pairs. Le peering public rassemble une multitude réseaux connectés souhaitant échanger du trafic entre eux.
Le Peering présente plusieurs avantages comme la diminution des coûts d’interconnexion, un faible coût d’implémentation, un meilleur routage du réseau, une diminution des latences du trafic, un accès simplifié et optimisé aux fournisseurs de technologies Cloud, une sécurité renforcée sur la connectivité.
Plus d’informations sur le Peering via l’étude menée par le cabinet AdVeaes : https://www.linkedin.com/feed/update/urn:li:activity:6993860409363464192/
Mise en place d’un environnement virtuel pour le travail à distance : VDI Vs RDS
VDI (Virtual Desktop Infrastructure ou Infrastructure de bureau virtuelle)
Dans un environnement VDI, une VM (machine virtuelle) est attribuée à chaque utilisateur. Celle-ci exécute son propre système d’exploitation Windows et possède sa propre RAM et son propre stockage. De là l’utilisateur selon les droits dont il dispose peut exploiter de manière partielle ou totale son système d’exploitation en y installant les applications qu’il souhaite. En clair, il dispose d’une liberté dirons-nous de totale, comme s’il détenait une poste de travail en physique et sur lequel il puisse décider en autonomie de son utilisation. (Pour aller plus loin sur la solution de VDI)
RDS (Remote Desktop Services ou Services de bureau à distance)
Le RDS est un environnement permettant de mutualiser des ressources physiques comme un serveur, de la RAM ou du stockage entre plusieurs utilisateurs. Les utilisateurs vont ainsi pouvoir se connecter à leur bureau distant personnel depuis n’importe quel terminal compatible (PC, Mac, tablette, etc.) et travailler avec leurs applicatifs dans un environnement étant une copie virtualisée de leur environnement de travail réel. On a donc ici une solution plus économique puisque les ressources du serveur sont partagées. Cette solution permet de répondre à des besoins du type : suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, Access…), logiciels métier (CRM, ERP, Comptabilité, Paie), dossiers et fichiers partagés, etc.
