Vous le savez aussi bien que moi : quand vous cherchez à changer une habitude de travail, vous êtes confrontés à l’imagination folle des réfractaires à la nouvelle méthode proposée. Et si, en plus, vous désirez modifier un mode de travail ancré depuis des siècles (ou presque), il faut alors vous armer d’une liste conséquente d’arguments implacables, en plus de votre infinie patience.
J’illustre immédiatement mes propos avec un cas typique et représentatif du travail collaboratif : faire en sorte de ne plus envoyer ou recevoir de pièces jointes aux emails, et utiliser le partage de fichier sur le cloud. La tâche peut sembler insurmontable, mais on peut le faire !
En effet, la pièce jointe est partout, c’est le mode favori d’échange d’informations de votre entourage. Remémorez-vous vos derniers échanges : le dernier CR de réunion reçu, c’était une pièce jointe. La dernière proposition commerciale envoyée par votre collègue, c’était une pièce jointe. Le dernier bilan financier envoyé par votre DG, c’était bien sûr une pièce jointe. Même la photo du petit dernier de votre sœur c’était une pièce jointe !
Pourtant, vous le savez : on peut faire mieux, bien mieux que la pièce jointe. Mais comment faire en sorte que vos collègues, vos amis, votre famille comprennent qu’ils ont tout à gagner à utiliser le partage de fichier sur le cloud plutôt que la pièce jointe ?
Et bien voici mon top 6 des raisons à invoquer lorsque vous voulez accompagner votre entourage sur la bonne voie du travail collaboratif.
1. Faire du partage de fichier et arrêter de saturer les boites mails des destinataires (et votre espace disque)
Qui n’a jamais été confronté à ce fameux message nous indiquant que l’email ne peut pas être envoyé ou reçu car la boîte email du destinataire est pleine ? Qui n’a jamais eu besoin de faire le tri dans sa boîte email parce qu’un vil message système nous indique qu’on n’a bientôt plus d’espace de stockage disponible ? Qui n’a jamais eu à faire la chasse aux documents inutilement enregistrés sur son disque dur, afin de gagner des Go salvateurs ?
Pas besoin d’en dire plus, nous avons tous connu le fléau de l’espace disponible réduit à néant par des Go de pièces jointes envoyées et reçues. Alors qu’en insérant un simple lien vers un document sur le cloud, on ajoute seulement quelques ko à notre email. La boîte de messagerie s’allège, le disque dur se libère et à plus grande échelle c’est tout le système informatique de l’entreprise qui en ressort grandi grâce à un simple partage de fichier sur le cloud !
2. S’assurer que le destinataire pourra réellement recevoir le document
Des raisons qu’une pièce jointe soit refusée, il y en a plein. J’ai déjà évoquée le cas de la boîte email pleine dans mon point précédent. En plus de cela, votre pièce jointe sera confrontée à toutes les règles de sécurité qui pourront avoir été mises en places : taille trop importante, type de document interdit, expéditeur non autorisé, etc. Envoyer une pièce jointe et être certain qu’elle sera reçue par le destinataire, c’est un excès de confiance que vous ne pouvez que rarement vous permettre !
En revanche, un lien dans un email ne sera pas synonyme de non délivrance de ce dernier, et vous gagnerez en sérénité. Alors oui, votre destinataire ne pourra peut-être pas accéder à votre site de partage, bloqué par une politique de sécurité trop restrictive. Mais ça ne sera pas votre faute, vous aurez agi pour le bien de tous.
3. Arrêter de perdre les documents envoyés et reçus
« Le CR de la 2e réunion de spécifications fonctionnelles de notre projet le plus important ? Oui, bien sûr que je l’ai, c’est sur mon disque, dans le dossier… Ah non, je ne l’ai peut-être pas enregistré… Attends, facile, c’est forcément le CdP qui nous l’avait envoyé par email, je vais le retrouver… Bizarre… Pourtant, c’était bien le CdP qui l’avait envoyé, non ? En juillet 2016, non ? Attends, je vais le retrouver dans mes emails envoyés, je l’avais transféré à la direction…. Enfin je croyais… Euh…Sinon, tu peux demander au CdP de nous le renvoyer ? Il l’a peut-être encore… »
Un bon logiciel de partage de fichier vous permet de rechercher facilement ce qui est partagé par vous ou avec vous. Et si en plus le partage provient d’une bibliothèque de documents hébergée sur une plateforme SharePoint, correctement organisée avec les bonnes méta-données, votre recherche ne prendra que quelques secondes.
4. Pouvoir travailler efficacement, à plusieurs, sur un même document
Ça aussi vous l’avez vu, voire vécu ! On vous a envoyé un document conséquent et important par email, pour révisions. Vous avez apporté vos corrections et renvoyé le précieux document (en pièce jointe, par email, un moment d’égarement…). Là, votre collègue vous a téléphoné dans la seconde suivante pour vous dire que lui aussi avait apporté des corrections depuis son dernier envoi, que vous n’avez pas travaillé sur la dernière version et qu’il va falloir revoir ensemble ce que vous avez changé pour être sûrs de ne rien oublier. On parle de perte de temps ?
Avec à un partage de fichier auquel sont attribués des droits de modification, chacun peut apporter ses modifications et tous les collaborateurs sont au courant, en temps réel. Là, on commence à travailler sérieusement !
5. Contrôler l’accès avec un partage de fichier sur le cloud
Comment ce client a-t-il eu accès à la 1ère version de la proposition commerciale !? Comment notre concurrent a-t-il récupéré nos tarifs internes !? Comment le cousin Jean-Eude a-t-il eu cette photo de moi en soirée !?
Si vous envoyez un document en pièce jointe, vous ne maîtrisez pas sa diffusion, qu’elle soit attentionnée ou accidentelle. Un partage de fichier, en revanche, offre de multiples solutions pour contrôler qui pourra accéder au document, évitant ainsi une diffusion non souhaitée.
6. Eviter la honte ultime du « avec la pièce jointe, c’est mieux ;) »
Dans votre vie numérique, vous ne trouverez pas pire moment de honte que lorsque vous devez envoyer cet email, comblant l’oubli du précédent envoi. Et même l’ajout d’un smiley à l’objet de votre email ne fera pas oublier cette faute grave !
Quand votre fichier est sur le cloud et que vous souhaitez le partager, il n’y a rien de plus simple. Vous cliquez sur le bouton « Partager », vous saisissez les emails des destinataires et vous envoyez. C’est facile, sans déconvenue, le bouton « Partager » ne vous trahira pas.
Bonus : le cloud, c’est hype !
Ça ne vous aura pas échappé, le cloud c’est la techno tendance du moment. La pièce jointe, ça date des 80’s. Soyez la personne la plus cool de votre entourage, utilisez le partage !
Armé de cet argumentaire, vous êtes parés pour porter la bonne pratique autour de vous. Et si jamais vous faites face aux plus réfractaires, faites appel à nous. Cyrès dispose d’experts dans le travail collaboratif avec la suite Office 365, ainsi que dans les services cloud et la sécurité. Et nous allons même jusqu’à accompagner votre transformation digitale avec nos spécialistes de la conduite du changement.
