Pourquoi Microsoft Teams ?
Lancé il y a un peu plus d’un an, l’application Microsoft Teams fait aujourd’hui partie intégrante de la suite Office 365. Microsoft en a fait son application de référence concernant le travail collaboratif.
Pour la décrire brièvement, cette application offre aux utilisateurs la possibilité de créer des « équipes », groupes de travail au sein desquels partager, échanger et travailler simultanément sur des documents, organiser des réunions, communiquer, etc.
La force de Teams réside également dans le fait qu’il est possible d’y intégrer des applications et du contenu externe sous forme d’onglets ; allant d’une simple page web, à l’intégration d’outils tels que Trello, Power BI, ou SharePoint, pour ne citer que ces derniers. Faisant d’une équipe Teams un espace de travail unique et complet, pour la durée d’un projet ou pour des échanges à plus long terme.
L’héritier de Skype for Business
Un peu moins d’un an s’est écoulé depuis que Microsoft a annoncé sa volonté de transférer les fonctionnalités principales de Skype, vers Microsoft Teams. Nous avons pu voir ces fonctionnalités s’implémenter petit à petit, pour aboutir aujourd’hui à un produit autonome et fonctionnel. Capable de remplacer son aîné.
Comment cela se traduit-il concrètement :
- La possibilité de dialoguer en direct avec n’importe lequel de vos collaborateurs depuis l’interface conversationnelle de Microsoft Teams
- Les conversations de groupe, disponibles directement au sein des équipes, mais également depuis l’interface des conversations
- La capacité pour un utilisateur de créer des réunions/vidéoconférences, avec l’ensemble des collaborateurs (soumis à une limite d’environ 250 utilisateurs simultanés)
- Les fonctionnalités d’appel vocal sont également disponibles, permettant de contacter vos collaborateurs via la liste de contacts, Consulter l’historique de vos appels, vos messages vocaux, etc.
Toutes ces fonctionnalités tendent à faire de Microsoft Teams le centre de toutes les interactions entre les collaborateurs, évitant d’avoir à switcher entre deux applications en permanence et ainsi mieux se concentrer sur le travail à réaliser.
Une migration en douceur vers Microsoft Teams
Pour accompagner progressivement les utilisateurs au sein des entreprises dans leur transition depuis Skype vers Teams, Microsoft propose un plan de conduite du changement en plusieurs étapes.
La première visant à tester la migration sur un échantillon d’utilisateurs pour débuter et analyser l’adoption et les difficultés potentielles de ces derniers.
L’étape suivante consiste à proposer aux utilisateurs de tester et passer sur Microsoft Teams, au travers d’un simple message affiché sur l’application Skype.
Basée sur le volontariat, cette méthode a pour but d’inciter les personnes les plus à l’aise avec les nouvelles technologies, à adopter par elles-mêmes ce nouvel usage de Teams.
Pour les populations restantes, Microsoft met à disposition un certain nombre de vidéos, assez courtes, présentant les outils de base de l’application. Permettant ainsi une approche progressive des fonctionnalités de cet outil collaboratif afin d’en augmenter le taux d’adoption.
Toutes ces étapes devant bien entendu être réalisées et suivies par un service IT ou prestataire.
Actuellement, il est toujours possible de faire cohabiter Skype et Microsoft Teams via les différents paramètres proposés dans le nouveau centre d’administration Skype & Teams :
- Islands mode: ce mode permet aux utilisateurs d’utiliser séparément Skype et Teams (fonctionnement actuel)
- Skype for Business only : dans ce mode de coexistence, les fonctionnalités de chat, réunions, etc. seront uniquement disponibles sur Skype.
A noter que pour le moment, les fonctionnalités de chat présentes dans Teams ne sont pas désactivées par ce mode, cette option doit être mise en place sous peu par Microsoft. - Teams only : Dès lors que cette option sera sélectionnée, l’utilisateur ne pourra utiliser Skype for business que pour participer à des réunions avec des utilisateurs totalement externes à l’entreprise.
Cette option est en cours de déploiement et devrait être disponible sur tous les tenants O365 dans les semaines à venir.
En offrant la possibilité de centraliser tous les échanges au sein d’un seul et même outil, Microsoft confirme sa volonté de faire de Microsoft Teams l’outil de référence en matière de travail collaboratif.
Ce qui nous amène également à nous poser des questions quant à l’avenir de Skype for Business, relégué au second plan par tous ces changements.
Pour les utilisateurs qui souhaitent avoir une vision plus globale de cette application, il est à noter qu’une version gratuite de Teams est mise à disposition par Microsoft. Cette version, bien que plus légère, offre la majeur partie des fonctionnalités de cet outil collaboratif.
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